如何做好档案管理工作

张智涛


摘要：档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。

关键词： 档案管理；企业管理


　　档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
　　档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。
　　档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。
　　随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
　　缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。
　　企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划；在任务、无落实；有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
　　在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法，对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现：与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析，得出如下结论：科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。




河北省人民政府


河北省人民政府令


〔2013〕第9号





《河北省农业机械安全监督管理办法》已经2013年9月16日省政府第9次常务会议通过，现予公布，自2013年11月1日起施行。







省长 张庆伟

2013年9月18日



河北省农业机械安全监督管理办法



第一章 总 则

第一条 为加强对农业机械及其驾驶、操作人员的安全监督管理，预防和减少农业机械事故，保障公民人身和财产安全，促进农业机械化事业和农村经济发展，依据国务院《农业机械安全监督管理条例》、《河北省农业机械管理条例》等法律法规，制定本办法。

第二条 在本省行政区域内从事农业机械使用操作及安全监督管理等活动，应当遵守本办法。

第三条 县级以上人民政府应当加强对农业机械安全监督管理工作的领导，完善农业机械安全监督管理体系，加强农业机械安全监督管理队伍、基础设施和装备建设，建立健全农业机械安全生产责任制，保障农业机械安全生产。

第四条 县级以上人民政府应当保障农业机械安全监督管理的财政投入，按国家及本省有关规定，将农业机械安全监督管理工作各项经费纳入同级政府财政预算。

第五条 县级以上人民政府农业机械化、公安和交通运输等有关部门负责本行政区域内的农业机械安全监督管理工作。农业机械化主管部门所属的农业机械安全监理机构（以下简称农机安全监理机构）具体负责农业机械使用操作的安全监督管理工作。

第六条 各级人民政府和县级以上人民政府农业机械化、广播电影电视、新闻出版等有关部门应当加强农业机械安全法律、法规、规章等安全知识的宣传教育。

第七条 农机安全监理机构应当根据农业生产需要及国家和本省有关规定，对农业机械实施监督检查，纠正和处理违反有关法律、法规、规章的行为。

第八条 除法律、法规、规章和本办法另有规定的外，任何单位和个人不得扣留农业机械及其牌证和驾驶操作人员的驾驶操作证件。

第二章 使用管理

第九条 拖拉机、联合收割机按国家规定实行登记制度。

设区的市农机安全监理机构负责办理本行政区域内拖拉机、联合收割机的登记业务。县（市、区）农机安全监理机构在上级农机安全监理机构的指导下，承办拖拉机、联合收割机登记申请的受理、安全技术检验等具体工作。

第十条 拖拉机、联合收割机投入使用前，其所有人应当持本人身份证明和机具来源等证明、凭证，其中进口机具需持进口许可等凭证，专营运输和兼营运输的拖拉机还需持交通事故责任强制保险凭证，向所在地县（市、区）农机安全监理机构申请注册登记，领取号牌和有关证件后，方可使用。拖拉机、联合收割机经安全检验合格的，农机安全监理机构应当在2个工作日内予以登记并核发相应的证书和牌照。

拖拉机、联合收割机使用期间，登记事项发生变更、所有权转移、用作抵押或者报废的，其所有人应当到原登记机构办理变更、注销等相关手续。

第十一条 拖拉机、联合收割机因办理注册登记、转移登记需要临时上道路行驶的，拖拉机、联合收割机补领牌照期间需要临时行驶、使用的，应当到其住所地或者购买地农机安全监理机构办理临时号牌，并按有关规定驾驶操作。

第十二条 拖拉机、联合收割机证书、牌照灭失、丢失或者损毁的，其所有人应当到原证照核发机构办理补、换领证照手续。

第十三条 拖拉机、联合收割机牌照应当悬挂于指定位置，保持清晰、完整，不得故意遮挡、污损。拖拉机挂车车厢后部应当喷涂字体规范的放大牌号，并保持清晰。

专营运输和兼营运输的拖拉机应当在机组指定位置上贴反光标识，参加跨区作业的联合收割机应当在其机身指定位置上贴反光标识。

拖拉机、联合收割机证书、牌照不得转借、涂改、伪造和变造。

第十四条 拖拉机、联合收割机由农机安全监理机构按国家有关规定进行年度安全技术检验。未经检验或者经检验不合格的，不得继续作业。

第十五条 农业机械从事田间作业应当遵守下列规定：

（一）农业机械作业前，驾驶操作人员对农业机械、作业场地及周边环境进行安全查验，排除安全隐患，清理作业区域内的闲杂人员，在有危险的部位和作业现场设置防护装置或者警示标志，确认农业机械、作业场地及周边环境符合安全作业要求；

（二）驾驶员与操作员之间有联系信号；

（三）操作员在规定的位置上操作，不得超员；

（四）清理杂物或者排除故障时，在停机或者切断动力后进行；

（五）悬挂式作业机械升起后，不得对其进行保养、调整和故障排除；

（六）喷洒农药时采取安全防护和防污染措施。

第十六条 农业机械应当采取下列安全防护措施：

（一）配备安全防护装置、警示标志；

（二）禁止烟火和存放易燃易爆物品；

（三）禁止漏油、漏电、漏气的农业机械作业；

（四）禁止改装、拆除安全设施。

第十七条 拖拉机作业时，只准牵引一辆挂车或者一组作业机具。

禁止使用联合收割机拖带其他农业机械。

联合收割机被牵引时，时速不得超过10公里。

第十八条 不得继续使用因存在事故隐患而被农机安全监理机构责令停止使用的农业机械。

第三章 操作管理

第十九条 驾驶操作拖拉机、联合收割机的人员应当按国家有关规定，取得驾驶操作证件。未取得驾驶操作证件的，不得驾驶操作拖拉机、联合收割机。

拖拉机、联合收割机驾驶操作证件有效期为6年；有效期满，拖拉机、联合收割机操作人员可以向原发证机关续展。

第二十条 拖拉机、联合收割机驾驶操作证件灭失、丢失或者损毁，其持有人或者委托代理人应当到原发证机构办理补、换证手续。

第二十一条 换发拖拉机、联合收割机驾驶操作证件时，农机安全监理机构应当对证件进行审验。未经审验或者经审验不合格的证件，不得继续使用。

第二十二条 设区的市和县（市、区）农机安全监理机构应当在农业机械年度安全技术检验期间组织驾驶操作人员进行安全培训。

农业生产经营组织、农业机械作业组织和农业机械所有人应当对驾驶操作人员进行农业机械安全使用教育，提高其遵纪守法、安全作业的自觉性，并建立健全班组、机组安全生产责任制，保障农业机械安全作业。

第二十三条 持有驾驶操作证件的人员及与农业机械作业有关的人员必须遵守下列规定：

（一）不得驾驶操作与驾驶操作证件内容不符合的农业机械；

（二）不得驾驶操作未按规定登记检验或者经检验不合格、安全设施不全、机件失效的农业机械；

（三）不得将拖拉机、联合收割机交给没有驾驶操作证件的人员驾驶操作；

（四）饮酒后不得驾驶操作农业机械；

（五）使用国家管制的精神药品、麻醉品后，不得驾驶操作农业机械；

（六）患有妨碍安全作业的疾病或者过度疲劳的，不得驾驶操作农业机械；

（七）不得驾驶操作农业机械违章载人；

（八）不得强迫他人违章作业。

第四章 事故处理

第二十四条 在道路以外发生的农业机械事故，由农机安全监理机构依照农业机械管理法律、法规、规章处理。

农业机械在道路上发生的交通事故，由公安机关交通管理部门依照道路交通安全法律、法规处理。拖拉机在道路以外发生的事故，公安机关交通管理部门接到报案的，参照道路交通安全法律、法规处理。农业机械事故造成公路及其附属设施损坏的，由交通运输主管部门依照公路管理法律、法规处理。

第二十五条 在道路以外发生农业机械事故，驾驶操作人员和现场其他人员必须立即停止作业，保护现场，抢救伤者和财产，并及时报告事故发生地县（市、区）农机安全监理机构。造成人员死亡的，还应当向事故发生地公安机关报案。变动现场的，应当标明位置。

农机安全监理机构接到农业机械事故报案后，应当及时派人赶赴现场处理。

发生农业机械事故，未造成人身伤亡，当事人对事实及成因无争议的，可以在当事各方达成协议后即行撤离现场。

第二十六条 发生事故后当事人逃逸的，现场目击者和其他知情人应当向事故发生地县（市、区）农机安全监理机构和公安机关举报。接到举报的农机安全监理机构应当协助公安机关追查。

第二十七条 调查事故过程中，农机安全监理机构发现当事人涉嫌犯罪的，应当依法移送公安机关处理，对肇事农业机械可以依照《中华人民共和国行政处罚法》的规定，先行登记保存。

第二十八条 抢救治疗事故受伤人员的费用，由肇事嫌疑人和肇事农业机械所有人先行预付。

肇事拖拉机已投保交通事故责任强制保险的，事故发生地的农机安全监理机构应当书面通知保险公司依法支付抢救费用。需要道路交通事故社会救助基金垫付费用的，事故发生地农机安全监理机构应当通知该基金的管理机构及时垫付，并协助其向事故责任人追偿。

第二十九条 对经过现场勘验、检查的农业机械事故，农机安全监理机构应当按规定制作农业机械事故认定书并送达当事人。

需要进行农业机械鉴定的，农机安全监理机构应当自收到农业机械鉴定机构出具的鉴定结论之日起5个工作日内制作农业机械事故认定书，并在制作完成农业机械事故认定书之日起3个工作日内送达当事人。

第三十条 当事人对事故认定有异议的，可以自事故认定书送达之日起3日内，向上一级农机安全监理机构提出书面复核申请。

上一级农机安全监理机构应当在受理复核申请30日内作出复核结论，并在作出复核结论3日内送达复核申请人。

第三十一条 因农业机械事故造成的经济损失，由责任者按所承担的责任大小，原则上一次性支付损害赔偿费用。

第三十二条 农业机械事故当事人之间发生经济损害赔偿争议的，应当及时协商解决。协商不成的，当事人可以向农机安全监理机构申请调解，也可以向人民法院起诉。

当事人向农机安全监理机构申请调解，应当在收到事故认定书之日起10个工作日内提出。

第三十三条 损害赔偿经过农机安全监理机构调解达成协议的，应当制作调解书，由当事人、有关人员和调解人签名，加盖农机事故处理专用章后即行生效。农机安全监理机构应当将调解书送交当事人和有关人员。

未达成协议的，应当制作调解终结书，由调解人签名，加盖农机事故处理专用章，分别送交当事人和有关人员。

第三十四条 农机安全监理机构应当为当事人处理农业机械事故损害赔偿等后续事宜提供帮助和便利。

第三十五条 县级以上人民政府应当鼓励和支持农业机械所有人和驾驶操作人依照法律、法规的规定，建立农业机械安全互助组织，完善农业机械事故救助机制，提高农业机械安全操作水平，降低农业机械事故损害风险。

第五章 服务与监督

第三十六条 省农机安全监理机构负责指导、组织实施全省农业机械牌证管理、安全技术检验、安全宣传教育、安全监督检查、作业秩序管理，参与重大农业机械事故调查处理等工作。拖拉机、联合收割机牌证和有关驾驶操作证件由省农机安全监理机构按国家有关规定统一制作和发放。

第三十七条 设区的市和县（市、区）农机安全监理机构应当对除拖拉机、联合收割机以外的其他危及人身财产安全的农业机械进行免费实地安全技术检验。

在安全技术检验中发现农业机械存在事故隐患的，应当告知其所有人停止使用，及时排除隐患，并建立农业机械安全监督管理档案。

第三十八条 公安机关交通管理部门、农机安全监理机构应当健全道路交通秩序管理与农业机械牌证管理衔接联动机制和信息互通机制，支持农业机械牌证管理，促进农业机械和乡、村道路交通安全监督管理。

第三十九条 县级以上人民政府及其农业机械化、公安、交通运输、能源、保险等有关部门和单位，应当为农业机械跨行政区域作业提供便利和服务，并依法实施安全监督管理。

农业机械跨行政区域作业前，设区的市和县（市、区）农机安全监理机构应当会同有关部门，对跨行政区域作业的农业机械进行必要的安全技术检查，并对驾驶操作人员进行安全教育。

第四十条 建立和完善农业机械保险制度，对参加保险的农业机械可以给予保费补贴。

专营运输和兼营运输的拖拉机应当到保险机构办理交通事故责任强制保险。承办机动车强制保险业务的保险机构应当按规定保费标准开展专营运输、兼营运输拖拉机保险业务，不得拒保或者变相拒保。

第四十一条 危及人身财产安全的农业机械达到报废条件的，应当停止使用，予以报废。

设区的市和县（市、区）农机安全监理机构负责将达到国家和本省规定报废条件的农业机械，书面告知其所有人。

设区的市和县（市、区）人民政府农业机械化主管部门负责监督报废或者国家明令淘汰的农业机械的回收、解体或者销毁。

第四十二条 农机安全监理执法人员进行农业机械安全监督检查时，可以采取下列措施：

（一）向有关单位和个人了解情况，查阅、复制有关材料；

（二）查验拖拉机、联合收割机证书、牌照及有关驾驶操作证件；

（三）检查危及人身财产安全的农业机械的安全情况，对存在重大事故隐患的农业机械，责令当事人立即停止作业或者停止农业机械的转移，并进行维修；

（四）责令农业机械驾驶操作人员改正违章操作行为；

（五）依法扣押存在事故隐患的农业机械。

第四十三条 农机安全监理执法人员进行安全监督检查时，应当佩带统一标志，出示行政执法证件。农业机械安全检查和事故勘察车辆应当在车身上喷涂统一标识。

第六章 法律责任

第四十四条 农机安全监理机构和其他相关部门工作人员有不依法履行农业机械安全监督管理职责及其他违反相关法律法规行为的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法处理。

第四十五条 农业机械所有人、驾驶操作人员违反本办法第十条、第十四条、第十八条、第十九条、第二十三条规定的，由设区的市和县（市、区）农机安全监理机构依照国务院《农业机械安全监督管理条例》、《河北省农业机械管理条例》的有关规定处罚。

第七章 附 则

第四十六条 本办法自2013年11月1日起施行。1994年9月20日河北省人民政府公布施行的《河北省农业机械安全监督管理办法》同时废止。